貸会議室を使って会議をする場合のメリットとデメリットとは?



自社で会議室を持たなくても良いので固定費用が少なくなります。それほど頻繁に会議をしない企業やオンラインで会議を済ませるような会社の場合は、会議室を持たないことも増えています。どうしても会議室のスペースが必要な時に限定して貸会議室を使う風潮が増えています。その場合にメリットやデメリットがあります。このWebサイトでは貸会議室を使って会議をする場合のメリットとデメリットについて解説します。





 

 貸会議室とは、どんなサービスなの?

 


ある一定時間(例えば2時間とか4時間など)会議する場所を提供するサービスが「貸会議室」で、オフィスの占有面積を減らすことでコスト削減をする企業を中心にニーズがあるので、大量の貸会議室運営業者が誕生しています。スペースの提供のみならず、必要なテーブルや椅子も利用できるようになっています。


気軽に会議をするベストな環境を構築できるのです。貸会議室は1時間単位で利用できるものが中心となっています。手軽に利用できます。それでは、本題であるメリットとデメリットをまとめておきましょう。





 

 貸会議室で会議をする4つのメリット

 



大きくわけて(1)必要なときだけ会議室を使えること(2)会議の種類に応じたレイアウトが選べること(3)アクセスが良く交通の便が良いスペースで会議ができること(4)会議をするためのサービスが色々利用できることなどがあります。
 

 

(1)必要なときだけ会議室を使えること



自社で会議をするスペース(部屋)があれば、いつでも自由に会議ができます。逆に計画性がなく会議を開くようになります。会議室があれば便利な反面、会議をしないときには無駄なスペースになります。


会社が都心部にある場合は事務所維持費のコストも高額になります。会議室を持つ事で経営状況が悪くなることもあります。会議をしないときに倉庫として利用する方法もあります。ですが、急に会議をしたい場合には荷物を出さなければならない問題があり、その人件費を考えるとマイナスです。


貸会議室の場合は、必要なときだけ使います。一切、無駄なコストが発生しないので合理的です。メンテナンスをすることもありませんので、人件費の削減にも繋がるのです。一度、会議室の稼働状況をチェックするといいでしょう。


使わないで空室になっていることが多いならば、会議室を廃止する決断をしてもいいでしょう。必要なときに貸会議室を使うようにすれば計画的に会議をするようになります。コスト意識も芽生え、ダラダラと長い会議はなくなります。会議スペースを所有するコストと、貸会議室のコストの料金比較をしてみてください。
 

 

(2)会議の種類に応じたレイアウトが選べること



貸会議室のメリットとして、開催する会議の内容・スタイルに応じた部屋を利用できることがあります。参加する人数や目的によって、その大きさにマッチする会議室が自社であればいいですが、大企業でなければないでしょう。あったとしても、さまざまな制限があります。参加者に我慢を強いるシーンも少なくありません。


自社、社員だけの会議であれば我慢をしてもらうことも言いやすいです。しかし、外部の人達を招いて会議する場合はとても失礼になります。会議そのものが失敗してしまうこともあります。


貸会議室ならば、目的に応じた会議スペースを探して利用できます。複数の貸会議室候補からベストな場所を選べばいいです。予約するだけで準備完了できる気軽さも、うれしいポイントです。
 

 

(3)アクセスが良く交通の便が良いスペースで会議ができること



貸会議室のメリットで注目したいものが、会議に使う設備やサービスの充実度です。自社の会議室の場合は設備の購入コストも必要ですし、メンテナンスをしなければなりません。貸会議室の場合は、設備も低コストで利用できます。必要な場合だけ使えばいいのでコストセーブになります。


一般的にはコピーボード・スクリーン・ブロジェクターなどがあります。それ以外に、食事の用意が必要ならばケータリグサービスもあります。細部に配慮されたスペースで参加者のモチベーションもあがります。


参加するメンバーの顔ぶれが同じあっても、普段とは違う社外での環境で集まることになります。緊張感を持って会議することができます。普段は思いつかない問題点やアイデアも、でやすくなり、時間が限られているのでテンポ良く会議が進行します。


仕事内容でマンネリ化しやすい業種の場合は、貸会議室で環境を変えてみると思わぬ効果が期待できます。自社に会議室がある場合でも業績が思わしくなければ、貸会議室で刺激を与える方法もあります。
 

 

(4)会議をするためのサービスが色々利用できること



貸会議室はセキュリティー面でも配慮しています。情報が漏洩する心配もありませんので安心して会議ができます。自社の所在地が便利な場所ならばいいですが、不便な場所の場合、オフィスに他社の人達を招いて会議をする場合に移動の手間や時間がかかります。

そうなると移動時間がかかるので正味の会議の時間を短くしなければなりません。そんな場合でも、アクセスの良い貸会議室を利用すれば問題が解決します。便利が良い場所ならば、相手に負担をかけることがありません。





 

 貸会議室を利用する3つのデメリット

 



メリットもある貸会議室ですがデメリット面にも注目しておきましょう。(1)利用の頻度が多くなるとコストがかかりすぎること(2)仕事をしている場所からの移動があること(3)必要になる設備が揃うかどうかの問題があるのです。
 

 

(1)利用の頻度が多くなるとコストがかかりすぎること



会議を開催する回数が多くなると、自前の会議室を使うほうがコストパフォーマンスは良くなります。その場合でも、会議室のスペースを最小限にしておいて、人数が多い会議の場合は貸会議室を使うようにすれば、コスト削減が可能になります。
 

 

(2)仕事をしている場所からの移動があること



オフィスがある場所から近い貸会議室ならばいいですが、場所が離れている場合に、移動する時間や手間がついてまわります。多忙な人は移動する時間も無駄にはできません。


社外からの対応やセキュリティー面での懸念もあります。貸会議室を利用する場合の注意点を洗い出しておく必要があります。そういった問題がクリアできないならば、貸会議室を使うことは避けた方がいいです。
 

 

(3)必要になる設備が揃うかどうかの問題



一般的に貸会議室には会議をする場合に必要なアイテムは用意されています。しかし、特別な設備が必要になる場合もあるでしょう。また、現在開発中の試作品を会議に持参したい場合もあります。


大きな品物になると運搬する手間が生じます。ここは注意をしなればならないポイントです。貸会議室によっては持ち込みができるサイズや重量に制限がある場合もあります。事前に確認をしておいて当日トラブルにならないようにしておきましょう。また借りられる時間内に搬出をしなければなりませんので、スムーズに持ち出せるのかも大切な確認事項です。





 

 まとめ





いかがでしたでしょうか?貸会議室を使って会議をする場合のメリットとデメリットについてご紹介しました。デメリットを注意しながらメリットを活かすように貸会議室を利用すればコスト削減できます。また、効果的な会議ができるでしょう。


可能な限り外部の資源を使ってコストを下げるのが今の経営スタイルです。コストを下げてスピーディーな意志決定をするために貸会議室を積極的に使うといいでしょう。


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